A tecnologia está sempre evoluindo de maneira vertiginosa e tendo em vista que mudanças sempre acontecem de forma tão veloz, a preservação de dados sempre será o centro de tudo, a preservação para das informações é uma das mudanças causadas pelo Tribunal de Contas dos Municípios (TCM/GO) para 2020, a implantação e exigência do Colare Pessoal e de arquivos de leis e outros que deverão ser enviados no formato PDF/a. 

Então, o que é exatamente o PDF/a?

O PDF/a é um formato de PDF que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira em qualquer software utilizado. Todas as informações necessárias para exibir o documento da mesma maneira são incorporadas ao arquivo, deixando os documentos seguros, acessíveis e seguros por um longo período de tempo.

Os arquivos em PDF/a tem padronização e normas ISO que os regulamenta e padroniza.

• PDF/A 1A – ISO 19005-1,
• PDF/A 1B – ISO 19005-1,
• PDF/A 2A – ISO 19005-2,
• PDF/A 2B – ISO 19005-2,
• PDF/A 2U – ISO 19005-2,
• PDF/A 3A – ISO 19005-3,
• PDF/A 3B – ISO 19005-3,
• PDF/A 3U – ISO 19005-3.

O tribunal disponibilizou uma ferramenta capaz de realizar validação do arquivo e se este está de acordo com suas exigências. 

Mas como posso converter um arquivo DOC para PDF/a?

A conversão do arquivo é bem simples e prática porém precisam de alguns ajustes iniciais, entre eles é recomendado a utilização do Pacote Office 2016 ou superior. 

Com o documento aberto, você deverá clicar no menu “Arquivo” e em seguida no menu “Salvar como”. Depois deverá clicar na opção “Procurar” que irá abrir uma nova janela onde você escolherá o local onde salvará seu arquivo. 

Abra seu documento e clique em “Arquivo”.

Clique no menu “Salvar Como”

Clique na opção “Procurar”

No campo “Tipo” você deverá escolher formato “PDF”, com isso irá habilitar um novo campo chamado “Opções” e ao clicar nele deverá marcado a opção “Compatível com PDF/A” e pressionar o botão “OK” para concluir. 

Escolha PDF e clique em Opções

Marque a opção “Compatível com PDF”.

Agora basta você escolher onde quer salvar o arquivo e clicar no botão “Salvar”. 

Recomenda-se que utilize o programa Adobe Reader para visualização do seu arquivo em PDF/A ou validar o arquivo diretamente na ferramenta disponibilizada pelo TCM, disponível no link https://virtual.tcm.go.gov.br/colare-doc/.

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